워드로 레이블 만들기 및 인쇄
사무직을 하다보면은 레이블을 뽑아야 할 경우가 가끔씩 있다. 레이블이란 뭔가 하니 간단하게 말해서 스티커다. 라벨이라고도 한다. 주로 바코드를 인쇄하거나, 중요한 서류에 같은 내용을 반복하면서 적기에는 힘드니, 스티커를 붙이는 경우에 사용된다. 오늘은 이 레이블을 작성하는 방법과 인쇄까지 알아보도록 하겠다.
1) 본다 사이즈
레이블을 작성하는 데에 있어서 가장 중요한 첫 단추는 바로 어떤 사이즈로 레이블을 출력할 것인가? 이다. 여기에서 두 가지 방법으로 나뉜다.
1) 이미 사이즈와 규격이 정해져있는 레이블 프린트지를 구매
2) 커스터마이징한 사이즈로 인쇄하고 싶으니, 규격없는 단순 A4사이즈의 프린트지를 구매
사무직에서는 1번을 사용한다. 그러니 나도 1번에 맞추어서 설명을 하겠다. 물론 2번의 방법도 빼놓지 않을 것이다.
일단 대부분 사용되는 라벨지는 위의 규격을 따른다. 본인이 인쇄하고자 하는 행, 렬, 칸수를 가진 라벨지의 이름(RB숫자)를 기억해둔다. 만약에 이 위에 자신이 원하는 규격이 없는 사람은 그냥 넘어간다.
2) 준비한다 준비물
RB07_UPRL01A.dot레이블을 작성하기 위해선 두 가지 준비물이 필요하다. 하나는 사이즈 규격에 맞는 워드형식이고 또 하나는 프린트할 정보가 있는 엑셀파일이다.
규격에 맞는 워드파일은 아까 기억해 둔 번호를 저 위의 첨부된 워드파일에서 다운받는다. 아까 위에서 말한 원하는 규격이 없는 사람은 이 과정은 스킵해도 된다. 하지만 엑셀파일은 필요하니 준비해두자.
특히 프린트 할 내용이 적혀져있는 엑셀파일은 될 수 있으면 간결하고 내용만 있는 차트형식이 좋다. 예를 들면:
이런 식으로, 셀 하나에 하나의 정보가 오도록 작성을 하는 게 좋다. 왜냐하면 여기에 있는 정보들을 워드로 불러들여올 것이기 때문이다.
참고로 이미지나 글꼴 등은 불러들여오지 못한다.
이 두 가지 준비물이 있고 난 후에야 다음 작업을 실행한다.
3) 연다 아까 다운받은 워드파일
아까 다운받은 워드파일을 연다. (또는 그냥 워드를 연다) 그리고 위의 탭 중에서 편지 부분을 선택한다.
사진은 일본어지만 위치는 똑같다.. 걱정하지 말라!
레이블 을 선택한다.
그럼 이렇게 옵션이 뜰 것이다.
위에서 규격을 이미 다운받은 사람은 취소를 눌러서 창을 닫고, 규격이 없던 사람은 여기에서 원하는 라벨회사의 제품을 선택한 후 오케이를 누른다.
그 다음, 옆 칸에 있는 받는 사람 선택에서 기존 목록 사용 을 누른다.
그 후, 바로 파일을 선택하는 윈도우가 뜬다. 거기에서 아까 준비해둔 엑셀파일을 선택한다.
그럼 뭐 경고창이 뜬다. 그냥 오케이 누른다.
그러면 바로 뒤에 엑셀파일 열기 라는 창이 뜨는데, 엑셀파일의 범위를 정하는 거다.
준비해둔 엑셀파일이 여러 시트들이 있으면 위에서 시트를 선택하고, 셀의 범위를 설정한다.
그런 거 없는 사람은 그냥 오케이 누르고 다음으로 넘어간다.
그러면 그냥 아무 변화가 없는 화면처럼 보이지만, 사실 병합 필드 삽입 이라는 아이콘을 누르면 이러한 목록이 생긴걸 알 수 있다.
이게 뭐냐면 아까 가져온 엑셀차트의 1번째 행이다.
요거
그렇다. 바로 A, B, C ... 열의 내용들을 제일 첫 번째의 행의 정보로 치환하여 작업을 하는 것이다.
작업을 할 때에는 일일이 내용을 타이핑하지 않아도 되서 참 좋다.
그래서 엑셀을 깔쌈하게, 표로 만들어야 한다고 했던 것이다.
안그러면 이쁘게 정보를 못 가져오기 때문이다.
자 그럼 위의 목록에서 원하는 목록을 하나 하나씩 선택해 첫 번째 칸을 원하는 형식으로 만들어본다.
이런 식으로 말이다.
불러온 리스트 사이로 다른 글을 적거나, 엔터로 줄을 바꾸거나 할 수 있다.
이런 식으로 첫 번째 칸의 형식을 복사해서 나머지 칸에 붙여넣으면, 첫 번째 칸과 같은 내용이 반복되어진다.
그러면 다음 행에 있던 정보는 어떻게 해야 넣어지는걸까?
탭에서 룰 부분을 선택한다. 거기에서 넥스트 레코드, 즉 다음 레코드를 선택한다.
그러면 아까 목록을 삽입했던 것 처럼 <<다음 레코드>>라는 형식이 입력된다.
이를 이용하여 아래처럼 만들 수 있다.
이런 식으로 다음 칸에 넥스트 레코드를 넣으면, 엑셀에서의 다음 정보가 넣어지게 된다.
이를 반복한다.
이런 식으로 반복한다.
제대로 되어지고 있는게 맞나? 싶으면,
결과 미리보기를 눌러본다.
그러면 이렇게 결과를 미리 보여준다.
결과에 만족한다면 이제 최종편집을 할 때다.
완료 및 병합에서 개별 문서 편집을 누른다.
짜잔 그러면 이렇게 이쁘게 워드파일로 완성이 된다.
여기에서 폰트나 사이즈, 이미지 삽입 등 최종수정을 거친 후 인쇄를 하면된다.
물론 인쇄를 할 때에는 인쇄용지를 라벨지로 설정한 다음 인쇄를 하면 된다.
이상으로 레이블을 프린트하는 방법을 알아보았다.
